Cabinet d’avocats – Bucharest
Nous recherchons une personne organisée, sérieuse et communicative pour le poste de Coordinateur / Coordinatrice Office & Client Intake au sein d’un cabinet d’avocats situé à Bucarest.
Ce rôle convient à une personne qui travaille de manière structurée, sait gérer plusieurs demandes en parallèle, communique de façon professionnelle avec les clients potentiels et les collègues, et assure le suivi des tâches jusqu’à leur finalisation.
Il s’agit d’un rôle administratif-opérationnel et de réception / qualification des demandes clients, et non d’un rôle juridique, de juriste ou d’avocat stagiaire.
Le rôle est hands-on pendant les premiers mois et suppose une implication directe dans les activités de front desk, la réception des leads, le CRM, le follow-up et le support opérationnel. En fonction de la performance, du volume d’activité et du développement de l’équipe, il pourra évoluer vers une fonction de coordination opérationnelle / office management.
Vos responsabilités
1. Client Intake & Clients potentiels
- Prendre en charge les demandes reçues par téléphone, email, WhatsApp ou directement au bureau.
- Clarifier, à un niveau initial, le service demandé par le client potentiel.
- Noter correctement les coordonnées et les informations pertinentes.
- Introduire et mettre à jour les clients potentiels dans le CRM / JG.
- Transmettre les demandes à l’avocat coordinateur / à l’avocat responsable.
- Assurer le suivi des clients potentiels afin que les demandes ne restent pas sans réponse.
2. Office Operations & Front Desk
- Répondre au téléphone et gérer les demandes courantes.
- Recevoir et transmettre la correspondance, les documents, les scans et les différents supports.
- Rediriger les documents, emails et informations vers les collègues concernés.
- Fournir un support administratif aux collègues : procurations, annexes, documents, impressions, archivage, transmission de documents.
- Maintenir l’ordre opérationnel dans la zone administrative du bureau.
3. Gestion des tâches & Reporting
- Tenir à jour les tâches reçues dans le Task Register.
- Transmettre le To Do quotidien pour la journée suivante.
- Transmettre le Weekly Status chaque vendredi.
- Suivre les délais, les statuts et les blocages.
- Signaler à temps les situations nécessitant des clarifications ou une repriorisation.
4. Procédures & Organisation interne
- Contribuer à la standardisation des flux internes.
- Documenter des procédures simples pour les activités récurrentes.
- Aider à réduire les interruptions et à améliorer l’organisation des demandes internes.
- Contribuer ponctuellement à des tâches récurrentes de contenu / marketing, telles que des publications, actualités ou courts supports.
Profil recherché
- Expérience antérieure dans un rôle d’office assistant, executive assistant, office manager junior, support client, service client, operations assistant, front desk ou poste similaire.
- Bon niveau d’anglais, écrit et oral.
- Communication claire et professionnelle.
- Attention aux détails.
- Bonne capacité d’organisation et de priorisation.
- Aisance avec les emails, Excel / Google Sheets, calendriers, documents et systèmes de type CRM.
- Capacité à suivre plusieurs tâches en parallèle sans perdre le fil du suivi.
- Sérieux, discrétion et orientation vers les solutions.
- Disponibilité pour travailler depuis le bureau, de 09h00 à 18h00.
Atouts
- Expérience dans un cabinet d’avocats, un cabinet de conseil, une société de services professionnels, un cabinet comptable, une société immobilière, une clinique privée ou un environnement corporate.
- Expérience avec des CRM, outils de gestion des tâches ou systèmes internes de suivi.
- Expérience dans la relation avec les clients / clients potentiels.
- Capacité à rédiger des textes courts, clairs et corrects.
Ce que ce rôle n’est pas
Ce rôle n’est pas un poste d’avocat stagiaire, de juriste ou de legal trainee.
Il ne suppose pas de rédaction juridique complexe et n’est pas conçu comme une étape de transition vers la pratique du métier d’avocat.
Il s’agit d’un rôle axé sur l’organisation, la réception et le suivi des demandes clients, le front desk et le support opérationnel.
Ce que nous offrons
Programme : 09h00 – 18h00, depuis le bureau.
Un environnement professionnel au sein d’un cabinet d’avocats actif et en développement.
Un rôle clair, avec des procédures et des attentes définies.
La possibilité d’apprendre le fonctionnement opérationnel d’une société de services professionnels.
La possibilité pour le rôle d’évoluer, en fonction de la performance et du volume d’activité, vers une position de coordination opérationnelle / office management.
À propos du Cabinet d’Avocats Pavel, Mărgărit și Asociații
L’équipe est composée d’avocats spécialisés qui fournissent des services juridiques de la plus haute qualité, dépassant les attentes des clients. Le cabinet aborde les dossiers avec le plus grand professionnalisme et dévouement, l’objectif final étant d’atteindre les objectifs des clients, avec des résultats exceptionnels. Parmi les clients du cabinet d’avocats figurent de grandes entreprises multinationales et nationales. Les succès du cabinet d’avocats lui ont valu une reconnaissance internationale de la part des guides et publications professionnelles internationales les plus prestigieux. Ainsi, le Cabinet d’Avocats Pavel, Mărgărit și Asociații est classé parmi les meilleurs cabinets d’avocats d’affaires en Roumanie, selon le classement établi par la publication Legal, le guide des cabinets d’avocats le plus prestigieux au monde, basé à Londres. Le cabinet d’avocats est également reconnu au niveau international par le guide IFLR 1000 Financial and Corporate 2025. De plus, le Cabinet d’Avocats Pavel, Mărgărit și Asociații est le seul cabinet d’avocats en Roumanie recommandé par l’annuaire international Global Law Experts de Londres dans le domaine de pratique Dispute Resolution (Résolution des Litiges).