Rôle:
Le rôle de l’Assistant Personnel est de soutenir le Partenaire directeur, afin qu’il puisse exercer son activité avec une efficacité optimale. Le rôle comprendra, sans s’y limiter, les principales responsabilités ci-dessous.
On s’attend à ce que l’assistant personnel bénéficie d’un niveau plus élevé de soutien et d’autogestion et qu’il maintienne un niveau élevé de confidentialité.
Exigences:
Être le principal point de contact pour les clients en l’absence du partenaire directeur.
Organiser l’ordre du jour et organiser les réunions et assurer la médiation de l’accès à la direction.
Prendre des rendez-vous, réserver et organiser le voyage du partenaire directeur.
Jouer un rôle actif en rappelant au partenaire directeur les délais et les tâches à exécuter. Créer des relations avec les clients et des contacts internes au nom de l’équipe.
Soutenir les clients de manière professionnelle et amicale, conformément aux normes de l’entreprise.
Tenir à jour les renseignements pertinents sur les clients, y compris les frais et les procédures de facturation, et informer les membres de l’équipe au besoin.
Examiner les factures et aider le partenaire de gestion à facturer.
Organiser des réunions, des séminaires, des réunions internes, des conférences, etc., selon le cas, et rédiger le procès-verbal de la réunion.
Préparer la correspondance audio en traitant le texte et en veillant à la qualité des documents, des télécopies et des photocopies.
Former et archiver les fichiers.
Préparer la correspondance physique et électronique.
Rédiger avec exactitude les courriels, les adresses et la correspondance.
Maintenir et mettre à jour les systèmes logiciels.
Répondre rapidement aux appels téléphoniques en notant les messages.
Organiser des réunions, des déjeuners, des réservations de salles, etc.
Remplir et gérer les horaires.
Jouer un rôle actif dans l’exécution des tâches.
Assurer le suivi des exigences du directeur auprès des autres membres de l’équipe.
Tenir l’agenda quotidien du partenaire directeur.
Avoir de l’expérience dans l’activité d’archivage de documents/de la diffusion
En tant qu’adjoint personnel (AP) de l’associé directeur de notre cabinet, vous aurez des objectifs, des procédures de travail, des évaluations et des indicateurs de rendement bien définis.
Expérience requise:
– 4 à 5 ans d’expérience à des postes similaires ; une expérience à des postes similaires dans le domaine juridique est un avantage ;
– la discrétion et le maintien de la confidentialité des informations entrent en contact avec
– flexibilité et adaptabilité
– approche de résolution de problèmes, loyauté, dévouement, désir de travailler, intégrité ;
– comprendre le rôle d’Assistant Personnel et les processus administratifs de l’entreprise ;
– compétences de communication verbale et écrite ;
– capacité à travailler dans un environnement sous pression et avec des délais courts ;
– la capacité d’organiser et de surveiller la répartition des tâches au sein de l’équipe ;
– la capacité d’organiser et de prioriser les tâches liées au maintien des programmes de travail électroniques et physiques ;
– conservation et enregistrement des données de contact / carte professionnelle par voie électronique et physique ;
– effectuer les vérifications et identifier les informations demandées par l’Associé directeur ;
– organiser les entretiens et sélectionner les CV ;
– paiement des factures personnelles de l’Associé directeur ;
– les paiements d’assurance, les passe-temps, les vacances, les événements personnels, etc. pour l’associé directeur ;
– niveau avancé d’anglais ;
– Endurance ;
-Du tact et la diplomatie ;
– souci du détail;
– compétences en gestion du temps (ponctualité, gestion du temps);
– compétences organisationnelles;
– bonnes compétences de communication;
– Pack Office (Word, Excel, Outlook)